Στο γενικότερο πλαίσιο της οργανωτικής βάσης που επιδιώκει να θέσει η διοίκηση της Ευξείνου Λέσχης Βέροιας, δημιουργούνται τα απαραίτητα εργαλεία για την εύρυθμη και τακτική λειτουργία των εφοριών και των οργάνων της, των οποίων η χρησιμότητα θα έχει μεγαλύτερη σημασία για το μέλλον ως προς την εφαρμογή αλλά και ως προς την έννοια της παρακαταθήκης.
Η έδρα της Ε. Λ. Β. βρίσκεται στο κτίριο της οδού Λ. Πορφύρα 1 στο Πανόραμα. Για την καθαριότητα των χώρων του κτιρίου συντάχθηκε ο παρών εσωτερικός κανονισμός.
Το Δ. Σ. της Ευξείνου Λέσχης Βέροιας αποφάσισε τον ορισμό του υπευθύνου της Καθαριότητας καθορίζοντας τα εξής,
1. ο υπεύθυνος είναι ενεργό μέλος της Λέσχης,
2. για την κάλυψη των οδοιπορικών εξόδων του υπευθύνου θα υπάρξει αποζημίωση της τάξεως των 6,00 ευρώ την ώρα η οποία και θα καταβάλλεται από τον ταμία της Λέσχης ανά μήνα και θα συμπληρώνεται ανάλογο γραμμάτιο,
3. η ημερήσια απασχόληση του δεν θα υπερβαίνει το τετράωρο,
4. ο υπεύθυνος χρεώνεται με ανάλογο χρεωστικό έγγραφο ολόκληρη την αποθήκη της καθαριότητας της Λέσχης με τα υπάρχοντα αντικείμενα και έπιπλα,
5. για την τάξη των εργασιών σχεδιάστηκε ο Πίνακας Καθαρισμού όπου με μέριμνα του ο Έφορος Κ – Α Περιουσίας τηρεί και φυλάσσει σε ειδικό Φάκελο Καθαριότητας.
6.ο υπεύθυνος παραλαμβάνει κλειδί και κωδικό του συστήματος συναγερμού.
Ο υπεύθυνος της Καθαριότητας της Ε. Λ. Β. φροντίζει και ενεργεί για τα ακόλουθα:
1.διατηρεί όλους τους χώρους του κτιρίου της Λέσχης καθαρούς και τακτοποιημένους, συμπληρώνοντας και υπογράφοντας τον ανάλογο πίνακα καθαριότητας της Λέσχης,
2.μεριμνά για την τήρηση του ετήσιου χρονοδιαγράμματος με πλήρη ενημέρωση των εργασιών καθαρισμού στους υπάρχοντες χώρους.
3.οι ώρες καθαριότητας καθορίζονται από τον ίδιο και διαφέρουν κατά περίπτωση,
4.έχει την δυνατότητα να επιλέξει με δική του ευθύνη, εάν το κρίνει απαραίτητο, για βοηθό του άλλο ενεργό μέλος της Λέσχης,
5.ενημερώνει τον Έφορο Κ – Α Περιουσίας για οποιαδήποτε ανωμαλία παρατηρεί κατά την διάρκεια της εργασίας του,
6.καταγράφει τις ελλείψεις, τις απώλειες και τις φθορές τις οποίες αντιλαμβάνεται και ενημερώνει τον Έφορο Κ – Α Περιουσίας,
7.είναι ο μοναδικός, εκτός του Έφορου Κ – Α Περιουσίας, που έχει στην κατοχή του το κλειδί του χώρου της αποθήκης της καθαριότητας και φέρει την ευθύνη για τον χώρο αυτόν,
8.σε περίπτωση απώλειας ή φθοράς αντικειμένου που θα διαπιστωθεί, ενημερώνεται ο Έφορος Κ – Α Περιουσίας και ανάλογα το Δ.Σ. αποφασίζει την χρέωση της απώλειας και μεριμνά για την αποκατάσταση και τακτοποίηση της με τον προβλεπόμενο τρόπο,
9.τακτική καθαριότητα τουλάχιστον μια φορά την εβδομάδα κατά την περίοδο που πραγματοποιούνται οι πρόβες των τμημάτων,
10.σε περιόδους καλοκαιριού και εορτών θα υπάρχει συνεννόηση με τον Έφορο Κ – Α Περιουσίας και έγκαιρη ειδοποίηση για έκτακτες περιπτώσεις ανάγκης καθαρισμού,
11.τουλάχιστον μια φορά το έτος θα εκτελούνται ειδικές εργασίες καθαρισμού (τζάμια, έπιπλα, βιτρίνες κ.α.) και καθαρισμός σε ειδικούς χώρους (αποθήκες, βοηθητικοί χώροι κ.α..),
12.θα παραδίδει στον Έφορο Κ – Α Περιουσίας έγγραφη λίστα των αναγκαίων υλικών καθαριότητας (η ποιότητα και η ποσότητα των υλικών καθαριότητας που θα επιλέγονται είναι αρμοδιότητα του Δ.Σ),
13.Επιδιώκει μέσα από την καλή συνεργασία την τήρηση της καθαριότητας και της ευταξίας στο κτίριο.
Ο παρών εσωτερικός κανονισμός συντάχθηκε την 14 Απριλίου του 2012 και εγκρίθηκε από την συνεδρίαση του Δ. Σ. την 18 Απριλίου του ίδιου έτους, με σκοπό τον καθορισμό, την καταγραφή και την κωδικοποίηση όλων των απαραίτητων πληροφοριών και ενεργειών που θα πρέπει να ακολουθούνται για την τήρηση της καθαριότητας και της υγιεινής.
Ο παρών κανονισμός καθώς και το παράρτημα του (Πίνακας Καθαριότητας), δύναται να τροποποιηθεί και να συμπληρωθεί – ανανεωθεί σύμφωνα με τις ανάγκες και τα νέα δεδομένα που μπορεί να προκύψουν στην πάροδο του χρόνου.
Μετά από κάθε αλλαγή θα ισχύει η νέα μορφή του κανονισμού δίχως να είναι αναγκαία άλλη απόφαση.